ふじなみ整形外科
2026/1/13 01:08
医療クリニックの脱USB・脱属人化。Google Workspaceによる情報共有のクラウド移行プロジェクト
情シス実務
Outline
プロジェクト概要
院内DXの第一歩：アナログなデータ管理からの脱却と、セキュアな情報共有基盤の構築
地域密着型の小規模クリニックにおいて、長年続いていた「個人のPC内でのデータ管理」と「物理メディア（USBメモリ）によるデータ移動」という古い慣習を刷新。Google Workspace（Business Standardプラン）を導入し、電子カルテ以外の業務データ（マニュアル、シフト表、院内通達など）をクラウドへ完全移行しました。これにより、場所や端末を選ばない安全な業務環境と、リアルタイムな情報共有を実現しました。
Background
解決したい課題
「最新ファイルがどれか分からない」データの散在と、USBメモリ利用によるセキュリティリスク
導入前、クリニックでは以下のような深刻な課題を抱えていました。
データの属人化と散在: 業務マニュアルやシフト表が各スタッフの個人PC（ローカル）に保存されており、「誰のPCに最新版があるのか分からない」「その人がいないとファイルが開けない」という状況が発生していた。
高リスクなUSB運用: 受付から診察室、院長室へのデータ移動にUSBメモリを使用。紛失による個人情報漏洩のリスクや、ウイルス感染のリスクが常にあり、物理的な受け渡しの手間も業務効率を下げていた。
連絡手段の混在: スタッフ間の連絡や外部業者とのやり取りに、個人のLINEや無料のフリーメールを使用しており、退職時のアカウント管理やセキュリティ管理が機能していなかった。
Approach
ご提案の内容
1. Google Drive による「共有ドライブ」の構築（脱USB・一元管理）
USBの全廃: 「受付」「看護師」「事務局」などの部門ごとに共有ドライブを作成。ファイルサーバーとして機能させ、USBメモリの使用を禁止・廃止しました。
バージョン管理の自動化: Excelで管理していたシフト表などをGoogle スプレッドシートへ移行。常に最新のファイルがクラウド上にあり、「どれが最新か」を確認する作業を不要にしました。
2. Gmail による業務連絡の正規化（セキュリティ向上）
独自ドメインメールの運用: クリニック専用ドメイン（@clinic-name.jpなど）を取得し、Gmailで運用。信頼性を高めるとともに、管理者側でアカウントの作成・削除をコントロールできる体制を整えました。
3. Google カレンダー による予定の可視化
院内スケジュールの共有: 院長の往診予定や、スタッフの休暇予定、検査機器のメンテナンス日程などをカレンダーで共有し、ホワイトボードへの書き込み漏れによるミスを防ぎました。
＼ご相談無料／
まずは相談してみる料金プラン
Price
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